Adobe LiveCycle ES Solution
RIA＋ドキュメントプロセス｜電子申請｜紙と電子プロセスの統合
電子申請
PDFフォームで、電子申請がもっと身近に
インターネットの普及とともに、WordフォームやExcelシートを配布して、メールに添付させて提出させるといった電子申請や申し込みの利用が広がっていますが、電子ドキュメントフォーマットとして広く普及し、クライアント環境であるAdobe Readerが無償配布されているAdobe PDFによって、さらに手軽に、使い勝手の良い電子申請を、高いセキュリティレベルで実現することができます。
PDFでの電子申請の鍵はPDFフォームです。PDFフォームは、Word, Excelのように入力時にフォームレイアウトを壊してしまったり、OSやクライアントソフトのバージョンで体裁やフォントが変わってしまう心配もありません。配信者が意図したとおりの電子フォームを、誰もが使うことが出来るのです。
Adobe LiveCycleで、オンラインでもオフラインでも電子申請可能に
インタラクティブなPDFフォームはAdobe LiveCycle Designerを使うことで作成できます。Word、Excel等で作成された既存の申請書のレイアウトを取り込んだり、バックエンドとやり取りするXMLスキーマ情報から、スクラッチで入力フォームを作成できます。
Adobe Readerしかない環境でPDFフォームを活用する上で、Adobe LiveCycle Reader Extensions ESがお役に立ちます。Adobe Readerは「隠し機能」として、記入状態の保存や、ファイルの添付、電子署名の付与、webサービスの利用機能などを備えていますが、LiveCycle Reader Extensionsは、これらの隠し機能を利用できる特殊な権限をPDFに付与します。
このため、PDFの電子申請フォームに必要なデータを入力する際には、必ずしもサーバに接続する必要はありません。オフライン環境で入力、保存、再入力を繰り返して申請書を記入可能ですし、提出もWebでなく、改めてメールなどに添付して提出することができます。例えば常駐先の社外から、自社への申請業務も、Webではなくメールベースで可能になれば、より簡単に電子化することが可能になります。このように、PDFフォームの利用はWebでのオンライン申請と異なり、プロセスをつなぐための環境やインフラの自由度がずいぶんと大きいことがわかります。また、暗号化されたPDFフォームを利用したり、電子署名を利用することで情報の秘匿や、改ざん防止等にも対応。セキュリティレベルも高いドキュメントプロセスを実現します。
受付側は、Webや電子メールで申請されたPDFフォームから、記入データや添付ファイルを抽出し、既存のデータベースや文書管理システムなどに受け渡すことが出来ます。こうした処理を自動化、バッチ処理化する場合は、LiveCycle Forms ESを利用します。データはXMLデータですから、既存レガシーシステムやERPシステム、CRMシステムなど様々なバックエンドシステムとの連携が可能です。
このように、LiveCycleの活用により、申請者には無償配布の（そして、ほとんどの場合は既にお持ちの）Adobe Readerさえあれば、電子申請を利用可能になります。従来のオンラインのWebシステムの制限を越え、幅広いシーンに対応するPDFフォームの活用を、ぜひご検討ください。
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